Prenotazione tavoli sulla pianta della tua sala
Un'agenda prenotazioni che conosce i tuoi tavoli. Un orario si offre solo se c'è davvero un tavolo libero per quel numero di persone: niente doppie prenotazioni, nemmeno con una cena privata o un gruppo nella stessa sera.
Perché conta
Il quaderno delle prenotazioni ha una copia sola, e sta vicino alla cassa. Chi non è lì tira a indovinare: il titolare a casa la domenica, chi prepara i turni della settimana dopo, il cameriere che vuole sapere se il tavolo delle otto arriva. E anche il cliente, che deve telefonare durante il servizio e sperare che qualcuno risponda tra un ordine e l'altro.
Portare l'agenda online cambia quello che sanno tutti, non solo dove si scrive. Il tavolo risulta preso sulla pianta un attimo dopo la prenotazione, e a fine serata che fine ha fatto ogni prenotazione (seduti, andati via, cancellati, mai arrivati) è un dato e non un'impressione.
Quello che decide se regge è contro cosa si conta la disponibilità. Un orario si offre solo se niente altro in sala ha già preso quel tavolo: né un'altra prenotazione, né una cena privata che ha preso la sala, né un gruppo di venti in trattativa da marzo. Tutto esce dalla stessa disponibilità.
Come funziona una prenotazione
Una data e un numero di persone
La disponibilità si calcola per quel gruppo: un tavolo da due non ne prende sei, per quanto vuota sembri la sala. Contano solo i tavoli dove ci stanno.
Solo gli orari davvero liberi
Fasce di mezz'ora dentro i tuoi orari veri, anche con la cucina che chiude dopo mezzanotte. Un orario compare solo se tutta la cena ci sta prima della chiusura.
Confermata subito
Nessuna richiamata e nessuno che controlla il quaderno. Il cliente riceve un codice di conferma, e la prenotazione è sulla pianta prima che abbia messo via il telefono.
Un tavolo, un gruppo
Due persone che prendono l'ultimo tavolo nello stesso secondo: la seconda lo sa subito, invece di scoprirlo alla porta.
All'ingresso li fai sedere
La prenotazione sta sulla stessa pianta su cui lavora chi accoglie, con numero di persone, orario e richieste.
La serata resta registrata
Seduti, andati via, cancellati, non arrivati. Non è burocrazia: è da qui che vengono i numeri più sotto.
Chi prenota da solo, e chi inserisce il personale
Due strade, un solo calendario. I clienti che hai verificato prenotano da soli, online: hanno un account nel tuo locale, tu li hai approvati una volta, e da lì prendono un tavolo senza telefonare. Di proposito non è una pagina aperta a tutto internet: chi prenota da solo è qualcuno a cui hai già detto sì.
Tutti gli altri li inserisce il personale, nello stesso calendario e contro la stessa disponibilità: una telefonata, un cliente abituale entrato di passaggio, un gruppo organizzato al banco. Da lì in poi si comportano come ogni altra prenotazione. Al cliente non si dice mai quale tavolo avrà; lo sa chi è all'ingresso.
Cosa ti dice l'agenda dopo
Un sistema che prende solo prenotazioni è un'agenda. Il valore di averle tutte registrate è che si vede lo schema, e di solito non è quello che il titolare si aspetta.
I no-show, e quanto costano
Non solo quanti, ma quanti coperti si sono portati via. Quattro no-show da due sono una serata fiacca; due no-show da otto sono un'altra storia.
Con quanto anticipo si prenota
L'anticipo mediano e il tasso di no-show per ogni distanza. Chi prenota tre settimane prima e chi prenota alle cinque del pomeriggio non si comportano allo stesso modo, e la differenza dice quanto del prossimo sabato puoi ancora vendere.
I gruppi che riempiono davvero
Molte sale sono disposte per il gruppo che il titolare ricorda, non per quello che continua ad arrivare. È il numero che dice se quattro tavoli da due devono diventare tre da quattro.
Giorno e ora
Dove sta davvero la domanda, così i turni si fanno per le sere che ne hanno bisogno e non per quelle che li hanno sempre avuti.
Zona per zona
Quali parti della sala si prenotano e quali si riempiono con chi resta. Un dehors che si riempie solo quando tutto il resto è pieno è meglio saperlo prima di spenderci.
Quanti entrano senza prenotare
La quota di coperti che non ha mai prenotato. Dice se tenere tavoli liberi per chi passa è prudenza o incasso perso.
Domande frequenti
Sostituisce il quaderno all'ingresso?
È fatto per questo. Prenotazioni, telefonate e clienti senza prenotazione stanno sulla stessa pianta, quindi non c'è un secondo quaderno da controllare.
I clienti prenotano da soli o serve il personale?
Tutte e due. I clienti verificati prenotano online sulla disponibilità in tempo reale; il personale inserisce telefonate e clienti di passaggio nello stesso calendario. Nessuno dei due può prendere un tavolo già preso dall'altro.
Due persone possono finire sullo stesso tavolo?
No. Il tavolo si controlla e si prende in un solo passaggio: se due prenotazioni arrivano nello stesso secondo, la seconda viene rifiutata in quel momento, non confermata e scoperta dopo.
Per quanto tempo resta tenuto un tavolo?
Due ore come impostazione di base, ed è su quella finestra che si calcola la disponibilità. Due turni uno dopo l'altro non vanno in conflitto: un tavolo che si libera alle otto si può prenotare per le otto.
Devo confermare le prenotazioni a mano?
No. Una prenotazione online è confermata nel momento in cui si fa, e il cliente riceve un codice.
Cosa succede con un no-show?
Lo segni e il tavolo torna libero per il resto della serata. Il segno serve anche ai report, per vedere con quale anticipo e con quali gruppi succede di più.
Sa quando siamo chiusi?
Sì, dai tuoi orari, anche con la cucina che chiude dopo mezzanotte. Si offrono solo orari in cui tutta la cena ci sta prima della chiusura.
E le cene private e i gruppi numerosi?
Tolgono tavoli dalla stessa disponibilità da cui escono le prenotazioni normali, così una sala promessa a una degustazione o a un gruppo di venti non si vende a una coppia.
Si collega a TheFork o ad altri portali?
No, oggi no. Le prenotazioni che arrivano da altri canali le inserisce il personale nello stesso calendario.